Как организовать конференцию TEDx

05 января 2020 Комментариев: 0

5 декабря 2019 мы провели свою собственную конференцию по лицензии TEDx. В этой заметке я рассказываю о самых важных моментах, связанных с организацией и продвижением такого мероприятия. Конечно, этот материал не претендует на полное раскрытие темы и отражает исключительно наш опыт. Тем не менее, думаю, что такое резюме может быть вам полезно.

Как выбрать название и тему TEDx

Начните с названия. У TED разработаны четкие правила составления названия. Прочитайте их. Самое важное — привязка к конкретной географической локации. Позже, при заполнении заявки на лицензию от вас потребуется обоснование выбора этой локации и, соответственно, названия. Мы выбрали TEDxVolgaRiver (по названию реки Волга). Последующее общение со штаб-квартирой TED показало, что такое название не подходит, потому что река — это не конкретная географическая локация. После недолгих размышлений остановились на названии TEDxStrelkaPark (Strelka/Стрелка — это мыс, образующийся на слиянии двух рек — Волги и Которосли, считающийся местом основания города).

Следующий шаг — выбор темы. Она должна звучать достаточно широко и кросс-дисциплинарно. Для вдохновения лучше посмотреть темы выступлений топовых TED-спикеров на Youtube-канале TED и перечень тем самих конференций.

Мы остановились на теме "Тайна жизни" (Mystery of Life), которая как-то сама собой родилась во время нашего путешествия по Латвии. Возможно, на это повлияла окружавшая нас тогда атмосфера — древние замки, озера, леса и сам дух летних странствий.

Заявка на получение лицензии TEDx

Для проведения TEDx вам необходимо получить официальную лицензию. Срок рассмотрения заявки — до 8 недель (без учета возможной переписки со штаб-квартирой TED). Учитывайте это, планируя тайминг подготовки мероприятия. И помните, что до получения лицензии вы не имеете право вести официально заявлять о предстоящем мероприятии.

Далее мы будем говорить об оформлении лицензии типа Local TEDx event (региональный TEDx с числом гостей до 100 человек). Такая лицензия выдается на физическое лицо. Заявка на нее подается на сайте сайте TED в разделе Local TEDx event. Далее по шагам:

Внимательно прочитайте License agreement, посмотрите видео Before you apply. Выберите тип события: Standard Event.
Зарегистрируйте персональную учетную запись. Я рекомендую привязывать ее к электронной почте, а не профилю в Facebook, чтобы затем проще было делегировать работу с аккаунтом членам команды
Заполните TEDx License Application. Закладывайте на работу с анкетой минимум 2-3 часа. От вас потребуется предоставить довольно много фактов и выверенных формулировок на английском языке.
Отправьте анкету в штаб-квартиру TED и… наберитесь терпения.

Мы ждали 2 месяца. Затем была небольшая переписка с представителем TED (обсуждали название и проясняли отдельные моменты, связанные с тематикой). Разумеется, все на английском. Что здесь важно? Важно очень четко отвечать на вопросы, не "лить воду". И вот наконец: "We are pleased to inform you that your application for TEDxStrelkaPark has been approved!" Лицензия получена. Можно браться за работу по организации и продвижению мероприятия.

Маркетинг TEDx

Сайт конференции TEDx

Правила TED не требуют от вас создания специального сайта мероприятия. Однако, сделать его считается хорошим тоном. Купите соответствующий домен. Правила TED рекомендуют выбирать зону .com или региональную зону (в нашем случае .ru). Мы выбрали TEDxStrelkaPark.ru и сдедали лендинг.

Что размещать на лендинге TEDx? Правильным кажется такой набор блоков:

Главный анонс всей конференции (тема, локация, время)
Обсуждаемые вопросы
Спикеры (фото, тема, фрагмент резюме, ссылки)
Что такое TED и TEDx?
Примеры видеозаписей с выстпулений спикеров
Партнеры
Контакты
Место проведения.

Продажу билетов проще организовать через сторонний сервис. Мы выбрали timepad.ru. Если решите идти по этому пути, убедитесь, что юридическое лицо, счет которого будет привязан к сервису, имеет право получать платежи за подобную деятельность.

Продвижение и продажа билетов на TEDx

Нет какого-то одного правильного и точно срабатывающего инструмента продвижения такой конференции, как TEDx. Надо тестировать разные каналы. Например, мне первоначально казалось, что эффективно должны сработать афиши, развешанные в лучших ресторанах города. Однако, по факту они не дали почти никакого результата. Что еще мы использовали? Небольшой список:

"сарафанное радио" (по нашему опыту — это инструмент с наилучшей конверсией)
публикации у лидеров мнений (второй по эффективности инструмент)
профильные и партнерские рассылки
персональные приглашения
публикации в социальных сетях
публикации у спикеров.

Кроме этого, мы провели порядка 30 интервью, которые я регулярно выкладывал у себя в блоге с хештегом TEDxStrelkaPark. Анонсы этих бесед публиковали в социальных сетях.

Конечно, механика продвижения будет очень сильно зависеть от выбранной вами ключевой темы TEDx. В нашем случае тема была весьма специфическая — Тайна жизни. Понятная далеко не всем. Поэтому мы изначально ориентировались на относительно небольшую прослойку общества, для которой обсуждение подобных вопросов актуально.

Отдельный вопрос — стоимость билетов. Мы поставили 2500 руб. за билет класса Standart. А ближе к дате конференции подняли до 3000 руб. При этом очень аккуратно использовали промокоды, дающие стандартную скидку 500 руб. Такая тактика вполне себя оправдала. Результат: Sold Out!

Площадка для проведения TEDx

У вашей лицензии, скорее всего, будет ограничение по количеству участников — 100 человек. Поэтому я бы рекомендовал вам искать помещение на 120-130 человек, чтобы в нем комфортно разместились не только слушатели, но и операторы, фотографы, звукорежиссер, волонтеры, команда и т.д. Учитывайте, что вам надо будет установить звуковое оборудование, освещение, фирменные буквы, экраны (плазмы).

Кстати, о фирменных буквах. Их изготовление может стать весьма заметной статьей расходов (особенно, если вы решите делать их с внутренней подсветкой). В связи с этим небольшой лайфхак — выбирайте более короткое название для своей конференции.

Возможно, вы, так же как и мы, решите угостить гостей. Закажите кейтеринг. Обратите внимание на выбор блюд, сервировку, вид официантов. Мне кажется, что правильная задача: "мы скорее хотим удивить качеством еды, напитков и сервиса, чем досыта накормить". Ориентируйтесь на спокойных гурманов.

Что еще важно? Безусловно, эстетика самой площадки. Ее удобство (в том числе, с точки зрения логистики). Атмосфера локации (в нашем случае — пространство "Теплоузел" фабрики КОРД). Музыка (у нас со звуком работало 4 человека). Живые растения. Чистота воздуха в помещении. Все это — кусочки пазла, из которого будет складываться ваш TEDx. Например, нам очень хотелось, чтобы наше мероприятие было не просто конференцией, а неким спектаклем, мистерией. Поэтому помимо выступлений спикеров в программе были хореографические перфомансы.

Спикеры TEDx

Работа со спикерами — важнейший аспект подготовки TEDx. Мы решили, что их должно быть 6, чтобы общая продолжительность конференции не оказалась слишком большой. Это важно, потому что мы проводили ее вечером, и многие участники приехали на площадку прямо с работы. Кстати, еще и поэтому важно угостить их.

Как подбирать спикеров? Бренд TED откроет перед вами много дверей. Но я бы все-таки рекомендовал начать общение с теми персонами, которых вы хорошо знаете лично. С "теплыми контактами" вам будет проще договориться. Помните также, что выступления спикеров не оплачиваются. Это имеет смысл сразу аккуратно проговорить со всеми потенциальными кандидатами.

Следующий важный аспект — междисциплинарность. У вас должны быть представители "разных миров" — науки, искусства, предпринимательства, спорта и т.д. Это требование TED. И, одновременно, возможность раскрыть выбранную вами тему с разных точек зрения. Обращайте только внимание на аккуратное обращение с вопросами, касающимися религии и политики. Мы старались совсем дистанцироваться от них.

Минимальный набор того, что необходимо сделать вместе с каждым спикером:

определить и согласовать тему выступления
подготовить презентацию для иллюстрирования выступления
согласовать тайминг (причем не только общеизвестные 18 минут, но и время всех трансферов, прогулок, угощений и т.д., если они влияют на конференцию)
проговорить все требования, которые TEDx предъявляет к контенту выступления

Важно четко прояснить мотивы, исходя из которых спикеры соглашаются у вас выступить. Какие они у каждого из них? Есть ли что-то, кроме желания поделиться своими идеями и приобщиться к бренду TED? Изучите это. Очень вероятно, что одни из сильнейших мотиваций — это размещение видеозаписи выступления на официальных ресурсах TED.

TEDx проведен. Что дальше?

Итак, конференция проведена. Наступает время подведения итогов и отправки отчетов в штаб-квартиру TEDx. Что от вас потребуется? Минимальный перечень следующий:

загрузить электронные адреса участников на официальный сайт TEDx, чтобы робот TEDx разослал им опросник для оценки качества проведенного мероприятия
загрузить фотоотчет на специально созданный аккаунт на Flickr (наши альбомы >> ). Заранее обратите внимание, что есть целый набор объектов, которые обязательно должны быть сфотографированы и попасть в отчет
убедиться в том, что страница вашей конференции на сайте ted.com корректно заполнена (страница TEDxStrelkaPark >>)
смонтировать видеозапись выступления каждого спикера, подготовить описания и отправить все это на модерацию в штаб-квартиру TED.

Вероятно, вам самим так же будет интересно отслеживать обратную связь о конференции. Обычно она приходит через отзывы в социальных сетях. Читайте. Анализируйте. Делайте выводы.

Послевкусие

Я пишу эти строчки, когда с момента конференции прошел почти месяц. Эмоции и впечатления уже почти улеглись. Мы ждем, когда видеозаписи выступлений всех наших спикеров пройдут модерацию и появятся на официальном канале TEDx.

Что дальше? Хотим ли мы еще раз стать организаторами TEDx? Безусловно, да. Это действительно очень круто!

Поэтому — to be continued!

Дополнительно почитать: интервью со спикерами и экспертами TEDxStrelkaPark "Тайна жизни"

У TEDxStrelkaPark был удивительный друг и партнер. Это первый русский театр — Театр им. Федора Волкова. Гордимся нашей дружбой!

Теги: TEDx, TEDxStrelkaPark, Инструменты, Тайна жизни