Дмитрий Иншаков: Цель GTD – достижение состояния полного погружения в деятельность

Сегодня будем говорить о Getting Things Done (GTD). О сути, целях и внедрении этой методологии. Об инструментах и технологиях.

Мой собеседник — Дмитрий Иншаков, глава представительства Getting Things Done ® в России, Казахстане и Республике Беларусь.

О ценности GTD

В чем для Вас суть и основная ценность методики GTD?

Мне очень нравится сравнение GTD с видом боевых искусств, освоение которого помогает нам побеждать в современных перегрузках. Независимо от того какую должность и в какой по размеру компании мы занимаем, ежедневно мы сталкиваемся с огромным количеством разноформатных задач и невероятным объёмом информации.

Суть проста и, что важно, естественна для людей – вынести все обязательства, дела, проекты и требующие нашего внимания задачи во внешнюю систему хранения и напоминаний и, систематизировав всё в ней, просто выполнять необходимые действия для достижения результата. Большинство людей, боясь что-то забыть или упустить, обычно составляют списки.

Когда задачи зафиксированы, записаны, мы ощущаем спокойствие, комфорт, ведь теперь всё под контролем.

Основная ценность для меня лично заключается, во-первых, в её универсальности, возможности использования не только на "рабочем месте", но и в свободное от работы время, а, во-вторых, в возможности очень быстро привести жизнь в порядок, если возникает тревожное чувство отсутствия контроля над лавиной обязательств и внезапно появившихся дел. Во-вторых, GTD очень гибкая методология. Она не ставит целью сделать из всех высоко дисциплинированных солдат, а способна подстраивается под особенности и нужды каждого конкретного человека. Вы выстраиваете свою личную систему самоорганизации, используя основные принципы методологии и доходите до того уровня системности, который лично для Вас комфортен. Основная цель методологии – достижение состояния полного погружения в ту деятельность, которой вы занимаетесь, не чувствуя стресса или тревоги относительно того, что у вас есть еще тысячи других обязательств. Ощущение контроля всех аспектов своей жизни дает этот уровень личной свободы.

О склонности к внедрению GTD

Может ли человек, изначально не склонный к самоорганизации, реально внедрить модель GTD в свою жизнь?

Парадокс заключается в том, что самыми преданными фанатами GTD являются люди, которые по своей природе являются высокоорганизованными, склонными к систематизации и планированию своих действий. Таким людям методология помогает выстроить наиболее эффективную личную систему самоорганизации, позволяя планировать и "видеть" свою жизнь на многие годы вперёд. Однако, давайте признаем – таких людей меньшинство.

Для большинства же (и я не исключение), GTD является, пожалуй, единственной реально работающей моделью повышения продуктивности, именно потому, что охватывает все сферы жизни и "рабочих процессов" человека. Ведь невозможно представить человека, очень организованного и системного в офисе и не стремящегося навести порядок дома. GTD полностью удовлетворяет насущную потребность "держать всё под контролем", вот почему она так естественна для нас.

Что касается "творческих" личностей, им GTD позволяет наиболее продуктивно использовать "пиковые" часы, время, в которое мы находимся на энергетическом подъёме и быть полностью сфокусированным "в моменте", не отвлекаясь на другие дела и, что ещё важнее, другие мысли.

После приступа вдохновения человек также абсолютно уверен, что не забудет и не пропустит ничего важного, ведь все его дела, обязательства и встречи хранятся в надёжной внешней системе напоминаний.

Что, с Вашей точки зрения, является ключевым фактором успешности внедрения GTD в жизнь?

Долгое время (более 10 лет) внедрение методологии в России заключалось в попытках применить знания и приёмы после прочтения книги Дэвида Аллена "Как привести дела в порядок". Однако книга, даже самая практичная, не сможет дать ответы на сугубо практичные вопросы, возникающие непосредственно в процессе применения GTD. Ответы искали сообща, создавая форумы и отдельные сообщества, посвящённые методологии и её использованию. Невозможность получения ответов от первоисточника, отсутствие официальной информации привели к тому, что многие не могли преодолеть "узкие" места и внедрить методологию в жизнь.

Сегодня такая возможность появилась, лицензионные тренинги по методологии на русском языке, включающие практические занятия по внедрению GTD, проводятся тренерами, сертифицированными Дэвидом Алленом.

Нужно понимать, что ни один тренинг, семинар и любое другое обучающее мероприятие не помогут, если не применять знания на практике.

Приступая к любому новому для нас занятию, будь то внедрение GTD, обучение танцам или дзюдо, мы испытываем чувство дискомфорта. Однако, по мере продвижения обучения, чувство дискомфорта уходит. Очень важно следовать новым привычкам хотя бы 21 день, этого времени хватит, чтобы ощутить результаты и пользу от применения GTD.

Если бы меня попросили выделить только один элемент GTD, который критически важен при внедрении, то я бы, без сомнений, назвал проведение еженедельного обзора. Это сердце системы, ключевой навык, который позволяет системе быть работоспособной долгие годы. Если вы сделаете еженедельный обзор всех своих дел и обязательств постоянным ритуалом, который вы проводите в одно и то же время и в один и тот же день, вам гарантирован успех во внедрении и использовании системы.

О чистоте ума

Прокомментируйте известный принцип GTD о чистоте ума. О чем в данном случае идет речь? Почему ум должен быть чистым?

Методика GTD предполагает достижение состояния "сознания как вода" — такого состояния, при котором вы расслаблены, спокойны и сконцентрированы. Водная гладь, в которую брошен камень, реагирует прямо пропорционально массе камня и силе его удара и не более того.

В качестве примера можно взять мастера боевых искусств — внешне и внутренне его разум и тело находятся в состоянии максимального покоя, но при этом его удары быстры и всегда достигают цели. "Сознание как вода" — освобождение разума от посторонних мыслей, сосредоточенность на результате и совершение действий, необходимых для его достижения.

Всё просто — если вы не сфокусированы на текущей задаче, которую выполняете, вы не продуктивны на 100 %. Находясь в состоянии высокой концентрации (или "потока"), вы способны решать и завершать задачи быстрее, лучше, а иногда от возможности концентрации зависит и само выполнение задачи.

Каждый человек хотя бы раз в жизни испытывал это состояние чистоты ума и полного погружения в то, что он делает. Как правило, такое состояние достигается когда вы делаете действительно важные лично для вас вещи, которые полностью захватывают ваше внимание. Теперь представьте, насколько более эффективными и счастливыми мы можем стать достигая такого состояния чаще и перенося это состояние на любую нашу деятельность. GTD помогает нам достигать такого состояния чаще за счет большего контроля над всеми аспектами нашей жизни, которые мы выносим в надежную внешнюю систему, освобождая место в нашей голове для действительно важных или приятных вещей.

Об инструментах GTD

Какие инструменты Вы лично используете в рамках модели GTD? Например, какие приложения для смартфона?

Различных приложений для внедрения GTD создано десятки тысяч по всему миру. Правда заключается в том, что если вы не в состоянии внедрить методологию на бумажном носителе, вряд ли сможете это сделать на любой новомодной программе. Суть методологии заключается в использовании правильных мыслительных процессов, а не в синхронизации списков с календарем и с почтой. Я рекомендую внедрять GTD только на тех инструментах, которые вы очень хорошо знаете. Плохой идеей будет пытаться одновременно изучать интерфейс нового приложения и осваивать принципы методологии. Подход должен быть от простого к сложному. Что касается меня, то в связи с моей работой я хорошо знаю и использую периодически большинство самых популярных программных продуктов для GTD, по которым мы предлагаем обучение и индивидуальный коучинг. Например, сейчас я освоил два новых для себя продукта – Nozbe и Хаос-контроль. По первому я проводил корпоративный тренинг, так как был запрос от нашего клиента, а второй, на мой взгляд, является самым интересным и перспективным продуктом российской разработки.

Основой моей личной системы GTD уже несколько лет является Evernote, который мне нравится своей универсальностью. Я использую Evernote как инструмент для первичного сбора информации, как менеджер списков и хранилище оперативной справочной информации. Говоря о других инструментах сбора – я использую специальный сканер ScanSnap (Evernote Edition) и приложение Scannable для перевода бумаг в цифровой формат. Также мне нравятся и я использую для сбора приложения Jotbox (быстрое занесение текста в Evernote) и Braintoss (перевод речи в текст). Для хранения больших объемов своей справочной информации (документы, аудио- и видеофайлы, презентации и т.п.) я использую Dropbox. Для хранения самой секретной информации (пароли, регистрационные данные и т.п.) я давно использую приложение Smart Safe, которое в зашифрованном виде синхронизируется с моим аккаунтом в Dropbox. Так как я сторонник упрощения системы, меня совершенно устраивают стандартные приложения Mac для управления почтой, календарем и контактами. В основном, я использую iCloud для занесения информации в календарь или в контакты.

О новом в GTD

Недавно Дэвид Аллен у себя на сайте объявил о создании "нового бренда GTD". Что изменилось в подходе?

Наш мир меняется очень быстро – новые технологии, программное обеспечение, расширяются границы нашей работы. За 15 лет с момента первого издания книги накопилось много практики использования методологии, в том числе на различных программных продуктах и появились научные исследования, которые подкрепляют основные постулаты. Именно поэтому возникла необходимость как выпустить новое издание книги так и внести новые краски в сам бренд. Помимо чисто стилистических изменений в фирменном стиле и дизайне обучающих материалов, изменились подходы к обучению методологии. Тренинговые материалы были разработаны в сотрудничестве с лучшими мировыми компаниями в области презентаций (Duarte и Epipheo) и отвечают всем требованиям современного инновационного тренинга, гармонично совмещая теорию с практикой. Сейчас тренинги и коучинг под обновленным брендом GTD проходят люди в стандартном формате в более чем 60 странах мира на всех континентах и GTD становится больше, чем просто техника. Это подход, стиль жизни и инструмент, который меняет жизни к лучшему и делает нас более подготовленными к постоянным изменениям.

Полезные ресурсы по Getting Things Done

• Getting Things Done (официальный сайт Дэвида Аллена и David Allen Company)
• GTD Russia (представительства Getting Things Done в России)
• Подборка публикаций по GTD на "Жить интересно!"
• Подборка публикаций по GTD на Lifehacker.ru
• Дэвид Аллен в Wiki

Узнать подробности о первом в Москве мастер-классе Дэвида Аллена